新系統不應承載舊風險

亞洲地區的舊系統遷移為機構重新評估其數據管治框架提供了一個關鍵時刻。該地區的許多公司，尤其是中小企，在未完全理解數據所有權和控制權的影響下外判技術營運。這可能導致關鍵的機構知識和存取權限僅由第三方供應商掌握，如果該供應商無法提供服務或情況發生變化，將對業務連續性構成重大風險。網站遷移等現代化項目提供了實施周全數據保留政策的機會。機構不應自動轉移所有累積的數據，而應評估哪些資訊仍然有用、需要保留多長時間以及適當的儲存環境。這包括審查存取協議，以確保個人和系統僅擁有執行其職能所需的存取權限，尤其是在越來越依賴外部人工智能服務進行轉錄和分析等功能的情況下。管治責任延伸至了解敏感資訊的去向以及保護它的保障措施。最終，技術遷移的成功不僅僅是完成轉移，而是確保資訊保持完整、準確和可用。這需要在淘汰舊環境之前制定商定的驗收標準，並定期測試備份的恢復程序。亞洲數碼景觀的真正轉型將發生在更好的技術與健全的管治相結合時，防止將舊風險轉移到新系統中。